Sukututkintotiedostojen järjestäminen

Paalut kopioita vanhoista tietueista, tulosteita sukututkimussivustot, ja sukututkimuskumppaneiden kirjeitä istuu paaluissa pöydällä, laatikoissa ja jopa lattialla. Jotkut jopa sekoitetaan laskuihin ja lasten koulukirjoihin. Papereitasi ei välttämättä ole täysin häiriintynyt - jos sinulta kysytään jotain erityistä, voit todennäköisesti löytää sen, mutta se ei ehdottomasti ole arkistointijärjestelmä, jota kuvailisit tehokkaaksi.

Usko tai älä, ratkaisu on yhtä yksinkertainen kuin löytää tarpeitasi ja tutkimuskäytäntöjäsi vastaava organisaatiojärjestelmä ja sitten saada se toimimaan. Se ei ehkä ole niin yksinkertaista kuin miltä se kuulostaa, mutta se On toteutettavissa ja auttaa viime kädessä pitämään pyörät pyörimästä ja kopioimasta tutkimusta.

Kysy sukututkijaryhmältä, kuinka ne järjestävät tiedostot, ja saat todennäköisesti yhtä monta vastausta kuin sukututkijat. On olemassa joukko suosittuja sukututkimusjärjestelmiä, mukaan lukien sideaineet, muistikirjat, tiedostot jne., Mutta todellakaan ei ole mitään erillistä järjestelmää, joka olisi "paras" tai "oikea." Me kaikki ajattelemme ja käyttäytymme eri tavalla, joten viime kädessä tärkein huomio arkistointijärjestelmääsi luotaessa on, että sen on sovittava henkilökohtaiseen tyyli. Paras organisaatiojärjestelmä on aina se, jota käytät.

Sukututkimusprojektisi edetessä huomaat, että sinulla on lukuisia paperisia asiakirjoja arkistoidaksesi jokaiselle tutkitulle henkilölle - syntymärekisterit, väestölaskentatiedot, sanomalehtiartikkelit, testamentit, kirjeenvaihto muiden tutkijoiden kanssa, verkkosivujen tulosteet jne. Temppu on kehittää arkistointijärjestelmä, jonka avulla voit helposti asettaa sormesi mille tahansa näistä asiakirjoista milloin tahansa.

Yleisesti käytettyihin sukututkimusjärjestelmiin kuuluvat:

• Sukunimen mukaan: Kaikki yksittäisen sukunimen paperit arkistoidaan yhdessä.
• Pari tai perhe: Kaikki aviomiehen ja vaimon tai perheyksikön asiakirjat arkistoidaan yhdessä.
• Sukupolven mukaan: Kaikki tiettyyn perheryhmään liittyvät paperit arkistoidaan yhdessä. Monet sukututkijat alkavat aloittamalla neljällä sellaisella esi-isälinjalla - yksi jokaiselle heidän isovanhempilleen.
• Tapahtumien mukaan: Kaikki tietyn tapahtumatyypin (ts. Syntymä, avioliitto, väestönlaskentajne.) arkistoidaan yhdessä.

Mistä tahansa neljästä yllä mainitusta järjestelmästä, voit sitten järjestää paperisi edelleen seuraaviin luokkiin:

• Sijainnin mukaan: Lehdet ryhmitellään ensin yhteen neljästä yllä luetellusta sukututkimusjärjestelmästä, ja sitten ne jaotellaan edelleen maan, osavaltion, läänin tai kaupungin mukaan esi-isäsi muuttoliikkeen mukaan. Esimerkiksi, jos valitsit sukunimen menetelmän, ryhmität ensin kaikki CRISP-esi-isät yhteen ja sitten murtaa paalut edelleen Englannin CRISP: iin, Pohjois-Carolinan CRISP: iin ja Tennesseeen Perunalastuja.
• Tietuetyypin mukaan: Lehdet ryhmitellään ensin yhteen neljästä yllä luetellusta sukututkimusjärjestelmästä, ja sitten ne jaotellaan edelleen tietuetyypeittäin (ts. Syntymärekisterit, väestölaskentatiedot, testamentteja, jne.).

Ensimmäinen askel organisaatiojärjestelmän käynnistämisessä on päättää arkistoinnin fyysisestä perusmuodosta (paalut eivät lasketa!) - tiedostokansiot, muistikirjat, sidontalaitteet tai tietokonelevyt.

• Arkistokaappi ja tiedostokansiot: Tiedostokansiot, luultavasti suosituin sukututkimusorganisaatioiden työkalu, ovat edullisia, erittäin kannettavia ja niissä on helposti erimuotoisia ja -kokoisia papereita. Kun hylätään, tiedostokansiot voivat kuitenkin muuttua melko sotkeeksi - paperit, jotka on heitetty vääräksi ja mahdollisesti sijoitettu väärin. Tiedostokansiot tekevät asiakirjoista tutustumisen helpoksi, mutta sinun on oltava varovainen varmistamaan, että paperi asetetaan takaisin sieltä, mistä se tuli. Kun olet luonut paljon paperia, tiedostokansiojärjestelmä on kuitenkin joustavin ja laajennettavissa.
• sideaineet: Jos olet joku, joka todella haluaa pitää asiat yhdessä samassa paikassa, painetun sukututkimuksen tietojen järjestäminen sideaineiksi voi olla hyvä vaihtoehto sinulle. Tämä menetelmä standardoi sukututkimustietosi normaalikokoiseen paperimuotoon. Asiakirjat, joita et halua kolmen reiän reikään, voidaan lisätä polypropeeniholkkeihin. Sideaineet ovat kannettavia, eivätkä vaadi arkistokaappia, mutta jos teet paljon sukututkimuksia, saatat huomata, että sideaineista tulee lopulta itsessään liian hankalia.
• Tietokonelevyt, CD- ja DVD-levyt:pisteityspalveluja tai genealogisten asiakirjojen skannaaminen tietokoneelle voi säästää melko vähän tilaa, ja tietokoneistetut organisaatiojärjestelmät voivat nopeuttaa huomattavasti tylsiä tehtäviä, kuten lajittelua ja ristiviittauksia. CD-ROM-levyjen laatu on myös parantunut huomattavasti, oletettavasti kestävän loputtoman ajan asianmukaisissa säilytysolosuhteissa. Mutta onko jälkeläisilläsi vähintään 100 vuotta sitten tietokone, joka pystyy lukemaan heidät? Jos päätät käyttää tietokonetta ensisijaisena organisaatiojärjestelmänä, harkitse myös tärkeiden asiakirjojen kopioiden tai tulosteiden kopiointia ja säilyttämistä.

Kun aloitat sukututkimuksen järjestämisen, huomaat todennäköisesti, että säilytysmenetelmien yhdistelmä toimii parhaiten. Jotkut ihmiset esimerkiksi käyttävät sideaineita "todistettujen" perhe- ja tiedostokansioiden järjestämiseen sekalaiselle tutkimukselle todistamattomia yhteyksiä, lähialueiden tai paikkakuntien tutkimusta ja kirjeenvaihtoa varten. On tärkeää pitää mielessä, että organisaatio on ja tulee aina olemaan keskeneräinen työ.

Tarvitset seuraavat perustarvikkeet, jotta voit määrittää ja käyttää tiedostokansioita sukututkimustietojen järjestämiseen:

1. Arkkilaatikko tai kansiokansiot. Laatikoiden on oltava vahvoja, mieluiten muovisia, vaakasuorilla sisäharjoilla tai urilla kirjainkokoisia ripustettavia tiedostoja varten.
2. Värilliset, kirjainkokoiset ripustetut kansiot sininen, vihreä, punainen ja keltainen. Etsi sellaisia, joilla on suuret välilehdet. Voit myös säästää täällä vähän rahaa ostamalla sen sijaan tavalliset vihreät ripustettavat tiedostokansiot ja käyttämällä värikoodaukseen värillisiä tarroja.
3. Manila-kansiot. Niissä tulisi olla hiukan pienempiä välilehtiä kuin ripustettavissa tiedostokansioissa, ja niiden olisi oltava vahvistettuja yläosia kestämään raskaassa käytössä.
4. kynät. Parhaan tuloksen saat käyttämällä kynää, jossa on erittäin hieno kärki, huopakärki ja musta, pysyvä, hapoton muste.
5. highlighters. Osta korostusmerkkejä vaaleansinisinä, vaaleanvihreinä, keltaisina ja vaaleanpunaisina (älä käytä punaista, koska se on liian tumma). Myös värikynät toimivat.
6. Tiedostokansioiden tarrat. Näiden etikettien yläreunassa tulisi olla sinisiä, vihreitä, punaisia ​​ja keltaisia ​​nauhoja ja takana pysyvä liima.

Kun olet koonnut tarvikkeet, on aika aloittaa tiedostokansiot. Käytä eri värillisiä tiedostokansiota jokaisen neljäsi isovanhempasi sukutauluihin - toisin sanoen kaikki yhden isovanhemman esi-isille luodut kansiot merkitään samalla värillä. Valitsemasi värit ovat sinun, mutta seuraavat värivaihtoehdot ovat yleisimmät:

• SININEN - isänisänne (isän isän) esi-isät
• VIHREÄ - isäsi esi-isät isoäiti (isän äiti)
• PUNAINEN - äitinisäsi (äidin isän) esi-isät
• KELTAINEN - äitisi isoäitisi (äidin äiti) esi-isät

Luo erillinen kansio jokaiselle sukunimelle käyttämällä yllä kuvattuja värejä, kirjoittamalla nimet ripustettavan tiedoston välilehden mustalla pysyvällä merkinnällä (tai tulostamalla lisäosat tulostimeesi). Ripusta sitten tiedostot aakkosjärjestyksessä tiedostolaatikkoon tai kaappiin värin mukaan (ts. Laita blues aakkosjärjestyksessä yhteen ryhmään, vihreät toiseen ryhmään jne.).

Jos olet uusi sukututkimuksessa, tämä saattaa olla kaikki mitä sinun täytyy tehdä. Jos sinulla on kuitenkin kertynyt paljon muistiinpanoja ja valokopioita, on nyt aika jakaa alaosasto. Tässä on sinun valita, miten haluat järjestää tiedostot. Kaksi suosituinta menetelmää, joista keskustellaan tämän artikkelin sivulla 1, ovat:

1. mennessä Sukunimi (eritelty edelleen tarpeen mukaan sijainti- ja / tai tietuetyypin mukaan)
2. mennessä Pariskunta tai perheryhmä

Arkistoinnin perusohjeet ovat kullakin samat, ero on ensisijaisesti siinä, miten ne on järjestetty. Jos et ole vielä varma, mikä menetelmä sopii parhaiten sinulle, kokeile sukunimen menetelmää yhdelle sukunimelle ja Family Group -menetelmää yhdelle tai kahdelle perheelle. Katso, mikä sopii sinulle parhaiten, tai kehitä oma yhdistelmäsi kahdesta.

Luo perheryhmälehti jokaiselle sukutaulukaaviossa luetellulle avioparille. Asenna sitten manila-kansiot jokaiselle perheelle asettamalla värillinen tarra tiedostokansion välilehteen. Sovita tarran väri sopivan perhelinjan väriin. Kirjoita jokaiselle etiketille parien nimet (käyttämällä tyttönimi vaimoa varten) ja sukutaulukarttasi numerot (useimmat sukutaulut käyttävät ahnentafel-numerointijärjestelmä). Esimerkki: James OWENS ja Mary CRISP, 4/5. Aseta sitten nämä manila-perheen kansiot roikkuviin kansioihin sopivan sukunimen ja värin mukaan aakkosjärjestyksessä aviomiehen etunimen mukaan tai numeerisessa järjestyksessä sukupuun numeroiden mukaan kartoittaa.

Kiinnitä kunkin manila-kansion etuosaan perheen ryhmärekisteri toimimaan sisällysluettelona. Jos avioliittoja oli enemmän kuin yksi, tee erillinen kansio perheen ryhmärekisterillä toisistaan ​​avioliitto. Jokaisen perheen kansion tulee sisältää kaikki asiakirjat ja muistiinpanot parin avioliittohetkestä. Avioliittoa edeltäviä tapahtumia koskevat asiakirjat, kuten syntymätodistukset ja perheenlaskentatiedot, olisi tallennettava vanhempien kansioihin.

Lajittele ensin tiedostosi sukunimen mukaan ja luo manila-kansiot jokaiselle tietuetyypille sinulla on paperityötä asettamalla värillinen tarra tiedostokansion välilehteen, joka vastaa tarran väriä sukunimi. Kirjoita jokaiselle etiketille sukunimen nimi ja tietuetyyppi. Esimerkki: CRISP: Census, CRISP: Land Records. Aseta sitten nämä manila-perheen kansiot asianmukaiseen sukunimeen ja väriin ripustettaviin kansioihin aakkosjärjestyksessä tietuetyypin mukaan.

Luo ja liitä jokaisen manila-kansion etupuolelle sisällysluettelo, joka indeksoi kansion sisällön. Lisää sitten kaikki asiakirjat ja muistiinpanot, jotka vastaavat sukunimeä ja tietuetyyppiä.