Vaatimuskirje a vakuuttavakirjain Asiakkaan lähettämä yritys tai toimisto tunnistaa tuotteen tai palvelun ongelman, ja siihen voidaan myös viitata valituskirjeenä.
Tyypillisesti vaatekirje avautuu (ja joskus sulkeutuu) oikaisupyynnöllä, kuten palautuksella, korvaaminen tai vahingonkorvaus, vaikka sydämellinen avauskappale tapahtumasta tai tuotteesta saattaa olla edullisia.
Menetelmänä liiketoiminnan kirjoittaminen, vaatimuskirjeet lähetetään oikeudellisesti sitovana viestintämuotona, jota voidaan käyttää todisteena, jos kanne nostetaan tuomioistuimeen. Useimmissa tapauksissa tuomioistuimen esiintymisiä ei vaadita, koska yritysvastaava laatii vastauksen tyypillisesti lomakkeena säätökirje, joka ratkaisee vaatimuksen.
Kannekirjelmän pääosat
Useimmat liiketalouden ammattilaiset ja tutkijat ovat yhtä mieltä siitä, että perusvaatimuskirjeessä tulisi olla neljä keskeistä tekijää: selkeä selitys valituksesta, selitys mitä riitaa tämä on aiheuttanut tai siitä aiheutuneita tappioita, vetoaminen rehellisyyteen ja oikeudenmukaisuuteen sekä lausunto siitä, mitä pidät oikeudenmukaisena sopeutumisena palata.
Selityksen täsmällisyys on keskeinen tekijä sille, että kanne ratkaistaan nopeasti ja tehokkaasti, joten vaatimuksen tekijän olisi annettava niin paljon yksityiskohtia kanteen puutteellisuudesta tuote tai vastaanotettu palveluvika, mukaan lukien päivämäärä ja kellonaika, summa on hinta ja kuitin tai tilauksen numero sekä muut yksityiskohdat, jotka auttavat määrittelemään, mikä meni väärä.
Tämän vian aiheuttamat haitat ja vetoomus lukijan ihmisyyteen ja myötätuntoon ovat yhtä tärkeitä saada kirjailijan haluamia vaatimuksista pois. Tämä antaa lukijalle motivaation toimia kirjailijan pyynnöstä nopeasti tilanteen korjaamiseksi ja asiakkaan pitämiseksi asiakkaana.
Kuten R.C. Krishna Mohan kirjoittaa "Liiketoiminnan kirjeenvaihdossa ja raporttien kirjoittamisessa", että "turvata nopea ja tyydyttävä vastaus, yleensä kirje kirjoitetaan korvausvastuusta vastaavan yksikön tai yksikön päällikölle virhe."
Vinkkejä tehokkaaseen kirjeeseen
Kirjeen sävy olisi pidettävä vähintään liiketaloudellisella tasolla, ellei se ole liiketaloudellista, pyynnön ammattimaisuuden ylläpitämiseksi. Lisäksi kirjoittajan tulisi täyttää valitus olettaen, että pyyntö hyväksytään sen vastaanottamisen jälkeen.
L. Sue Baugh, Maridell Fryar ja David A. Thomas kirjoittaa artikkelissa "Kuinka kirjoittaa ensiluokkaista liikekirjeenvaihtoa", että sinun tulee "tehdä vaatimus oikein ja tahdikkaasti". ja että on parasta "välttää uhkia, syytöksiä tai verhottuja vihjeitä siitä, mitä aiot tehdä, jos asia ei ole ratkaistu viipymättä."
Ystävällisyys menee pitkälle asiakaspalvelumaailmassa, joten on parempi vedota vastaanottajan ihmisyyteen kertomalla, kuinka ongelma on vaikuttanut sinuun henkilökohtaisesti sen sijaan, että uhkailla boikotoimaan yritystä tai panettelemaan sitä nimi. Onnettomuuksia tapahtuu ja virheitä tehdään - siviilille ei ole syytä.