Yksi kysymys, jonka asiakkaat usein kysyvät, on, mihin muotoon heidän pitäisi käyttää lisätä asiakirjoja verkkosivustolleen. Monissa tapauksissa nämä asiakirjat luotiin Microsoft Wordissa, mutta kaikilla ei ole kyseistä ohjelmistoa. Tästä syystä ja muut (Tiedoston koko, tiedostot ovat muokattavissa jne.), et todennäköisesti halua lisätä asiakaskohtaisia asiakirjoja verkkosivustollesi Word-tiedostona. Sen sijaan suosittelen tiedostomuotoa PDF-muodossa.
Adoben PDF-muoto, joka tarkoittaa Portable Document Format, on loistava tapa lisätä asiakirjoja verkkosivustolle. Tämä pätee erityisesti, jos kyseiset asiakirjat on tulostettava tai ne voivat olla liian monimutkaisia, mikä tekee sisällön asettamisesta Web-sivulle sopivaksi haastavan. Yleinen esimerkki tästä ovat lääketieteelliset lomakkeet, jotka on täytettävä ennen uuden potilaan saapumista toimistokäynnille.
Salliminen potilaan vierailun verkkosivustolla ladata ja tulostaa kyseinen lomake ennen vierailua on paljon tehokkaampaa kuin saada toimistopostista fyysinen kopio lomake tälle potilaalle - ja käsin tulostetun ja täytetyn PDF-tiedoston käyttäminen on myös usein toivottavampaa kuin tietojen kerääminen verkkolomakkeen kautta kerättävän tiedon mahdollinen arkaluontoisuus (ja tiukat turvallisuusvaatimukset, joita sivustosi on noudatettava kerätessään tietoja) tiedot).
Tämä esimerkki lääketieteellisestä lomakkeesta on vain yksi syy käyttää PDF-tiedostoa. Muita yleisiä käyttötapoja, joita olen nähnyt, ovat:
- Yksityiskohtainen hallituksen jäsenen kokouspöytäkirja, jossa haluat asettaa sisällön lukijoiden saataville, mutta et halua sen olevan helposti muokattavissa.
- Toimita suuremmat asiakirjat, kuten työntekijän käsikirjat, joiden on oltava helposti tulostettavia (ja joita ei myöskään ole helppo muokata).
- Esittele painettu työ suunnittelijan salkussa.
Viime kädessä PDF-tiedoston lisääminen verkkosivustolle on uskomattoman helppoa. Katsotaanpa, kuinka helppoa on sisällyttää PDF-tiedosto sivustoosi.
Vaihe 1 - Tarvitset PDF-tiedoston
Tämän prosessin ensimmäinen vaihe on itse asiassa PDF-tiedoston luominen. Vaikka voit ostaa Adobe Acrobatin ammattimaisen version näiden asiakirjojen luomiseksi, voit myös tehdä niin monista muista sovelluksista, kuten Microsoft Word, käyttämällä Tulosta-toimintoa ja valitsemalla PDF omaksi vaihtoehto.
Jos tämä ei ole käytettävissäsi, verkossa on useita ilmaisia PDF-muunnostyökaluja, mukaan lukien PDF-muunnin, Online2PDF, SöpöPDF, ja paljon muuta. Vaikka minulla on Acrobatin täysversio, olen myös käyttänyt sitä Bullzip PDF vuosien ajan luoda PDF-dokumentteja tarpeen mukaan muissa järjestelmissä.
Kun PDF-tiedosto on valmis, voit siirtyä seuraavaan vaiheeseen.
Vaihe 2 - Lataa PDF-tiedosto
Sinun on lisättävä PDF-tiedosto web-hosting-ympäristöön. Vaikka joillakin CMS-järjestelmää käyttävillä sivustoilla voi olla tämä toiminto sisäänrakennettuna, muissa tapauksissa lisäät tiedostot verkkosivustosi hakemistoihin yksinkertaisesti tavallisella FTP-ohjelmalla.
Jos sinulla on paljon PDF-tiedostoja, on parasta pitää ne erillisessä hakemistossa HTML tiedostot. Näiden PDF-tiedostojen lisääminen kansioon nimeltä "asiakirjat" on melko yleinen käytäntö. Tämä helpottaa tulevien päivitysten tekemistä ja näiden tiedostojen löytämistä (se on sama syy, miksi sivustosi graafiset tiedostot ovat "kuvat" -kansiossa).
Vaihe 3 - Linkki PDF-tiedostoon
Kun PDF (tai PDF) on nyt paikallaan, sinun täytyy vain linkittää niihin. Voit linkittää PDF-tiedostoosi kuten muutkin tiedostot - lisää vain ankkuritunniste tekstin tai kuvan ympärille, jonka haluat linkittää PDF-tiedostoon, ja kirjoita tiedostopolku. Esimerkiksi linkkisi voi pitää tästä:
Linkitä teksti tähän
Lisävinkkejä:
- Menneinä vuosina monet sivustot linkittivät Acrobat Reader -verkkosivustoon auttaakseen ihmisiä, joilla ei ehkä ole tätä ohjelmistoa, lataamaan sen, jotta he voisivat tarkastella tiedostoa. Todellisuus on, että nykyiset verkkoselaimet näyttävät PDF-asiakirjat itse. Tämä tarkoittaa, että he eivät oletusarvoisesti lataa niitä käyttäjän tietokoneelle, vaan näyttävät ne suoraan kyseisessä selaimessa. Tämän vuoksi ei ole nykyään niin välttämätöntä sisällyttää linkki ladattavaksi ohjelmisto, mutta jos haluat tehdä niin, se ei todellakaan voi vahingoittaa (se voi kuitenkin tehdä sivustostasi hieman päivätyn)
- Käyttää Acrobat tiedostot tiedostoille, joita et halua ihmisten muokkaavan tekemällä niistä turvallisia PDF-tiedostoja. Muista, jos jollakin on ohjelmiston ammattiversio, he pystyvät tekemään muutoksia, ellet suojaa asiakirjaa sallimasta niitä muutoksia.