Yrityksen luottokortit Selitys: Laskentaperiaatteet

Tilinpäätöksen laatimisperiaatteissa oleva yrityksen luottokorttiosa on osa, jossa määritetään, kenellä on yrityksen luottokortit ja vastuu aiheutuneista kuluista. Alla on esimerkki tästä osasta menettelyjä, jotka voidaan räätälöidä tilanteeseesi.

Työntekijöille voidaan antaa pääsy yrityksen luottokorttiin, jos heidän työnsä luonne vaatii tällaista käyttöä. Yrityksen luottokortteja saa käyttää vain liiketoiminnan kuluihin, eikä niitä saa käyttää henkilökohtaisiin kuluihin. Esimerkkejä liiketoiminnan kuluista ja vähennyksistä voivat olla kotitoimistokulut, autokustannukset, koulutus ja muut.

Poliittisen lausunnon ja menettelytavan yleisenä tarkoituksena on varmistaa, että yrityksen luottokortteja käytetään tarkoituksenmukaisiin tarkoituksiin ja että riittävä valvonta otetaan käyttöön päivittäisessä käytössä. Yrityksen luottokorttikäytäntö koskee kaikkia työntekijöitä, jotka ylläpitävät luottokorttia yrityksen käyttöön, ja heidän johtajiaan.

Yrityksen luottokorttipolitiikan mukainen vastuu vaihtelee henkilön roolin mukaan. Esimerkiksi henkilöillä on erilainen vastuu kuin operatiivisilla johtajilla ja esimiehillä.

• yksilöt holdingyhtiön luottokortit vastaavat:
  • Korttien käyttäminen vain aiottuun tarkoitukseen
  • Kuittien säilyttäminen ja selitysten tarjoaminen kaikista yrityksen luottokorttitapahtumista
  • Luottokorttilaskujen valtuutuksen hankkiminen
• Operatiiviset johtajat / esimiehet ovat vastuussa:
  • Yrityksen luottokorttien käytön rajoittaminen työntekijöille, jotka tarvitsevat kortin yrityksen liiketoimintaan
  • Tarkastele ja valtuuttaa työntekijöidensä käyttämät luottokorttilaskut oikea-aikaisesti maksuviivästysmaksujen välttämiseksi
  • Yksittäisiin kortteihin vaadittavien luotto- tai transaktiotason rajoitusten tunnistaminen ja pyytäminen
• kirjanpito-osasto on vastuussa:
  • Varmistetaan, että kaikki luottokorttitapahtumat on oikein valtuutettu
  • Käsittelemme luottokorttilaskujen maksut ajallaan, jotta vältetään maksuviivästykset
  • Luotto- tai transaktiotason rajoitusten järjestäminen yksittäisille korteille

Yrityksen luottokorttikäytännössä saattaa olla joitain yleisiä ehtoja, jotka sinun tulee tietää. Tässä on neljä yleistä termiä ja ilmausta:

• Yleinen luottokortti: Luottokortti, jota voidaan käyttää useissa laitoksissa, kuten VISA, American Express tai Master Card.
• Toimittajakohtainen luottokortti: Luottokortti, jota voidaan käyttää vain tietyn toimittajan, kuten kaasuyrityksen tai toimistotarvikeyhtiön kanssa.
• Luottoraja: Kokonaissumma, joka voidaan veloittaa luottokortilta ennen kuin luottokorttiyhtiö kieltäytyi tapahtumista.
• Tapahtumatason raja: Minkä tahansa yksittäisen tapahtuman kokonaisarvo, joka voidaan veloittaa kortilta, tai transaktiotyypin, joka voidaan veloittaa kortilta. Jotkut kaasuyhtiöt sallivat esimerkiksi vain kaasu -kortit, jotka kieltävät luoton myöntämisen muille sekalaisille ostoille huoltoasemalla.

Luottokortteja yrityskuluihin käyttävien työntekijöiden on noudatettava yrityksen tarjoamia menettelytapoja. Tyypillisesti seuraavat säännöt asetetaan yrityskäytännössä:

• Luottokortteja on käytettävä vain yrityksen tarpeisiin. Jos toimittajalla on kyky, kortit tai transaktiot koodataan yksittäisille työntekijöille suurempaa mahdollisuutta varten laskutushetkellä.
• Työntekijöiden on säilytettävä alkuperäiset kuitit ja merkittävä kulun tarkoitus kunkin kuitin takapuolelle.
• Yrityksen luottokorttien käyttö minkä tahansa tyyppisiin henkilökohtaisiin kuluihin voi johtaa kurinpitomenettelyyn irtisanomiseen saakka. Se voi johtaa siihen, että kulut vähennetään työntekijän seuraavasta palkkintarkastuksesta.

Seuraavan yrityksen luottokorttiproseduurin ohella työntekijöiden on noudatettava myös joukkoa laskuihin, valtuutuksiin ja maksuihin liittyviä sääntöjä. Vaikka jokainen yritys tarjoaa oman ainutlaatuisen politiikkansa, seuraava on esimerkki siitä, mitä voit yleensä odottaa:

• Työntekijän on toimitettava vastaavat kuitit yhdessä kuluraportin kanssa (jota usein kutsutaan luottoksi) korttihintaraportti) asianmukaiselle valtuuttavalle valvojalle tai johtajalle viikon kuluessa kustannuksella. Faksi- tai skannatut asiakirjat ovat hyväksyttäviä, jos työntekijä on matkalla eikä palaa toimistoon Viikon määräajan noudattamiseksi edellyttäen, että alkuperäiset kuitit esitetään palautettaessa matkustaa.
• Maksut tavaroista, joissa kuitti on väärin asetettu, on selitettävä valtuuttavalle henkilölle, jonka on perusteltava erityinen maksu ja ilmoitettava sen vieressä ”kuitti puuttuu”.
• Valtuuttava valvoja tai johtaja vahvistaa, että maksut ovat perusteltuja ja asianmukaisia ennen valtuuttaa laskun maksamiseksi merkitsemällä ”Okei maksaa” ja allekirjoittamalla laskun rungon lasku.
• Hyväksytty lasku toimitetaan asianmukaiselle kirjanpitoosasto maksua varten.
• kirjanpito-osasto tarkistaa valtuutuksen ja ajoittaa maksulaskun luottokorttisopimuksen ehtojen mukaisesti tarpeettomien maksuviivästysten välttämiseksi.

Hyväksyessään yrityksen luottokortin työntekijät allekirjoittavat ja päivättävät yleensä vakuutuksen politiikka- ja menettelysopimuksesta tarkistuksen jälkeen. Tyypillisesti sopimus sisältää yllä annetut tiedot, ja se voi pyytää korttisi numeroa ja voimassaolopäivää allekirjoitushetkellä. Seuraava on esimerkki siitä, mitä löydät lomakkeen lopusta:

Olen lukenut ja ymmärtänyt [yrityksen nimi] -käytäntö- ja menettelytapalausuman yrityksen yleisen luottokortin saamiseksi. Tämän lomakkeen avulla annan [yrityksen nimelle] luvan pidättää (vähentää) henkilökohtaisia ​​tavaroitasi palkkakontrollistani, luvattomat kulut ja ilmoittamattomat kulut, jotka minulle aiheutuvat yleisestä luottokortistani.