Kuten itse elämä, kirjoittaminen voi joskus olla sotkuista, turhauttavaa ja kova. Mutta voit tehdä työelämästäsi hieman helpompaa editointi näitä periaatteita ajatellen. Se on yksinkertaista: Kirjoittaessasi kaksirivistä sähköpostia tai kymmenen sivun raporttia, ennakoi lukijasi tarpeet ja muista neljä Cs: Ole selkeä, tiivis, huomaavainen ja oikein.
Hyväksy "sinä asenne".
Tämä tarkoittaa aiheen tarkastelemista lukijoiden näkökulmasta, korostaen mitä ne haluat tai tarvitse tietää.
- Esimerkki: Olen pyytänyt tilauksen lähettämistä tänään.
- Versio: Saat tilauksesi viimeistään keskiviikkona.
Keskity todellinen aihe.
Älä hauta avainsanaa pudottamalla se lauseeseen, joka seuraa heikkoa aihetta.
- Esimerkki: Uuden markkinointikampanjan käyttöönotto alkaa 1. kesäkuuta.
- Versio: Uusi markkinointikampanja alkaa 1. kesäkuuta.
Kirjoita aktiivisesti, ei passiivisesti.
Aseta aihe etukäteen ja tee se aina, kun se on tarkoituksenmukaista tehdä jotain. Aktiivinen ääni yleisesti toimii paremmin kuin passiivinen, koska se on suorampi, tiiviimpi ja helpompi ymmärtää. (Mutta ei aina.)
- Esimerkki: Ehdotuksesi tarkasteltiin kokouksessamme 1. huhtikuuta, ja se toimitettiin välittömästi kehittäjille.
- Versio: Olemme tarkistaneet ehdotuksesi 1. huhtikuuta ja lähettäneet sen heti kehittäjille.
Leikkaa tarpeettomia sanoja ja lauseita.
Sanaiset ilmaisut saattavat häiritä lukijoita, joten leikkaa sotkua.
- Esimerkki: Kirjoitan tämän muistion, koska haluan kiittää teitä erittäin paljon viime torstaina pidetyn avoimen talon järjestämisestä.
- Versio: Paljon kiitoksia viime torstaina avoimen talon järjestämisestä.
Älä jätä avainsanoja pois.
Olla asia selvä samoin kuin tiiviin, meidän on joskus tehtävä lisätä sana tai kaksi.
- Esimerkki: Varastointitila on ensimmäinen askel.
- Versio: Varastokatoksen lukituksen avaaminen on ensimmäinen askel.
Älä unohda tapojasi.
Tässä on missä oleminen huomaavainen tulee sisään. Jos sanot "kiitos" ja "kiitos", kun keskustelet kollegoiden kanssa, lisää nämä sanat myös sähköposteihisi.
- Esimerkki: Lähetä minulle žargoniraportti ennen kuin lähdet kotiin.
- Versio: Ole hyvä ja lähetä minulle žargoniraportti ennen kuin lähdet kotiin.
Vältä vanhentuneita ilmaisuja.
Ellet nauta kuulostavan tylsältä painettuna, pysy poissa sanoista ja lauseista, jotka ovat ei koskaan käytetään keskustelussa - "liitetty tähän", "tämä on neuvo", "" pyyntösi perusteella. "
- Esimerkki: Liitteenä oheisen asiakirjan liitteenä on yllä mainitun asiakirjan jäljennös.
- Versio: Olen liittänyt jäljennöksen asiakirjasta.
Aseta korkki muodissa oleviin sanoihin ja sanakirjoihin.
Trendikkäitä ilmaisuja yleensä kuluneet heidän tervetullut nopeasti. Ditto yrityksille ammattikieli. Tee parhaasi kirjoittaa kuten ihmisen.
- Esimerkki: Päivän lopussa olennaista on, että meidän pitäisi helpottaa työntekijöiden mahdollisuuksia antaa tietoa parhaista käytännöistä.
- Versio: Kannustamme ihmisiä tekemään ehdotuksia.
Poista muokkaimien pino.
pinoaminen tarkoittaa kasaantumista muokkaajia ennen substantiivia; liikenneruuhkan sanallinen vastaavuus. Pitkät substantiivisjonot voivat säästää sanan tai kaksi, mutta ne voivat myös lukita lukijoita.
- Esimerkki: Avaruusteskooppi laaja-alainen planeettakamerainstrumenttimääritysryhmä maassa sijaitseva ladattu pari -laitekamera (alkaen Uusi tutkija, Matthew Lindsay Stevensin lainaama asia Tieteellisen tyylin hienouksia, 2007)
- Versio: Häh?
Oikolue.
Viimeinkin, siellä on oikeellisuutta: Varmista aina tarkista työsi, riippumatta siitä, kuinka hyväksi luulet päästäväsi toisiin Cs: iin.
- Esimerkki :: Kiireessä on erittäin helppo jättää sanoja.
- Versio: Kiireessä on erittäin helppo jättää sanoja pois.