Mikä on muistio? Määritelmä ja esimerkit

Muistio, joka tunnetaan yleisemmin nimellä muistio, on sisäinen viesti tai tietue viestintä liiketoiminnassa. Kun sisäisen kirjallisen viestinnän ensisijainen muoto on ollut, muistion käyttö on vähentynyt sähköposti ja muut sähköisen viestinnän muodot; kyky kirjoittaa selkeitä muistioita voi varmasti auttaa sinua sisäisten yritysviestien kirjoittamisessa, koska ne palvelevat usein samaa tarkoitusta.

Muistion avulla voidaan nopeasti kommunikoida laajan yleisön kanssa jotain lyhyttä, mutta tärkeätä, kuten menettelytapaa muutokset, hinnankorotukset, politiikan lisäykset, kokousaikataulut, ryhmien muistutukset tai sopimusehtojen yhteenvedot esimerkki.

Viestintästrategia Barbara Diggs-Brown sanoo, että tehokas muistio on "lyhyt, suppea, hyvin organisoitu, eikä koskaan myöhässä. Sen tulisi ennakoida ja vastata kaikkiin lukijaan mahdollisesti liittyviin kysymyksiin. Se ei koskaan anna tarpeetonta tai hämmentävää tietoa. "

Ole selkeä, keskity, ole lyhytaikainen mutta täydellinen. Ota ammatillinen ääni ja kirjoita ikään kuin maailma voisi lukea sen, eli älä sisällä mitään tietoja se on liian herkkä kaikille nähdä, etenkin tässä kopioinnin ja liittämisen tai "napsauta ja napsauta" -kautena eteenpäin."

Aloita perusteista: kenelle artikla on osoitettu, päivämäärä ja aihe. Aloita muistion runko selkeällä tarkoituksella, ilmoita, mitä lukijoiden on tiedettävä, ja päätä tarvittaessa sen kanssa, mitä lukijoiden on tehtävä. Muista, että työntekijät saattavat vain naurata muistion saatuaan, joten käytä lyhyitä kappaleita, alaotsikoita ja käytä luetteloita, missä voit. Nämä ovat "lähtökohdat" silmälle, jotta lukija voi helposti palata takaisin muistion siihen osaan, jota hän tarvitsee.

Älä unohda Oikolue. Ääneen lukeminen voi auttaa sinua löytämään pudonneet sanat, toistot ja hankalat lauseet.

Tässä on esimerkki kuvitteellisen kustantamoyrityksen sisäisestä muistiosta, joka ilmoittaa työntekijöille tulevista aikataulun muutoksista kiitospäivän vuoksi. Tuotanto olisi voinut myös lähettää erillisiä muistioita erillisille osastoille, varsinkin jos olisi enemmän yksityiskohtia, joita kukin osasto tarvitsi ja jotka eivät koske muita osastoja.

Vastaanottaja: Kaikki työntekijät

Lähettäjä: E.J. Smith, tuotantojohto

Päivämäärä: 1. marraskuuta 2018

Aihe: Kiitospäivän tulostusaikataulun muutos

Tuotanto haluaa muistuttaa kaikkia siitä, että kiitospäivän loma vaikuttaa painatusmääräaikoihimme tässä kuussa. Tulostettujen sivujen, jotka yleensä menevät tulostimeen UPS: n kautta torstaina tai perjantaina viikon aikana, on mentävä 15:00 keskiviikkona 21. marraskuuta.

Mainosten myynti- ja toimitusosastot

• Varmista, että kukaan, joka lähettää sinulle tekstiä tai kuvia julkaisemista varten, ei ole lomalla 19. viikolla. Aseta määräajat aiemmin kaikille, jotka tulevat ulkopuolelta.
• Huomaa, että sisäisillä valokuvaus- ja graafisilla suunnittelijoilla on enemmän työtä ja vähemmän aikaa siihen, joten reititä työsi sopivaan osastoon normaalia aikaisemmin.
• Älä lähetä "kiire" -teoksia myöhemmin kuin 16. marraskuuta. Mahdollisia lyhytaikaisia ​​käännöksiä ei tarvita Kiitospäiväviikolla ei voida taata, että se menee aikaisempiin määräaikoihin mennessä, ja sen on kuljettava aikataulun pöydän läpi hyväksyntää varten ennen kuin hänelle osoitetaan. Ole aikainen sen sijaan.

Valokuvaus- ja grafiikkaosastot

• Kaikki taideosasto saavat tehdä ylitöitä marraskuun aikana tarpeen mukaan lomakauden alkamisen ja aikaisempien määräaikojen kriisin vuoksi.

Kiitos jokaiselle jo etukäteen avustasi materiaalien hankkimisessa mahdollisimman varhaisessa vaiheessa ja huomiosi tuotantoosaston henkilöstölle.

Seuraava on kuvitteellinen muistiinpano tapaamisesta ryhmän jäsenten kanssa, jotka palaavat messuilta.

Vastaanottaja: Trade Show Team

Lähettäjä: C.C. Jones, markkinointivalvoja

Päivämäärä: 10. heinäkuuta 2018

Aihe: Trade Show Return -kokous

Palattuaan töihin perjantaina 20. heinäkuuta messuilta, aiotaan suunnitella keskipäivän lounaskokous itäsiipi-kokoushuoneeseen seuraamaan näyttelyn kulkua. Suunnitellaan keskustella siitä, mikä toimi hyvin ja mikä ei, kuten:

• Osallistuvien päivien lukumäärä
• Tarjotun markkinointimateriaalin määrä ja tyypit
• Booth näyttää
• Kuinka lahjoja vastaanotettiin
• Boothin sijainti ja liikenne eri kellonaikoina
• Mikä herätti kiinnostusta ohikulkijoihin
• Boothin henkilöstömäärä

Tiedän, että kun palaat takaisin messuille, sinulla on miljoona asiaa seurata, joten pidämme kokouksen enintään 90 minuutissa. Ole valmis tulemaan palautteellasi ja rakentavalla kritiikilläsi näyttelyn markkinointinäkökohtiin. Nykyinen asiakaspalaute ja uudet asiakasjohtajat käsitellään erillisessä kokouksessa tuote- ja myyntitiimien kanssa. Kiitos työstäsi näyttelyssä.

Diggs-Brown, Barbara. PR-tyyliopas. 3. toim., Cengage Learning, 2012.