Sisään liiketoiminnan kirjoittaminen, tekninen kirjoittaminenja muut muodot sävellys, ohjeet ovat kirjoitetut tai puhutut ohjeet toimenpiteen suorittamiseksi tai tehtävän suorittamiseksi. Sitä kutsutaan myös opettava kirjoittaminen.
Vaiheittaiset ohjeet käyttävät yleensä toisen henkilön näkökulmasta (sinä, sinun). Ohjeet toimitetaan yleensä aktiivinen ääni ja pakollinen tunnelma: Osoita yleisö suoraan.
Ohjeet kirjoitetaan usein numeroituina lista jotta käyttäjät voivat selvästi tunnistaa tehtävien järjestyksen.
Tehokkaat ohjeet sisältävät yleensä visuaalisia elementtejä (kuten kuvia, kaavioita ja vuokaavioita), jotka kuvaavat ja selventävät teksti. Kansainväliselle yleisölle tarkoitetut ohjeet voivat luottaa täysin kuvissa ja tuttu symbolit. (Näitä kutsutaan sanaton ohje.)
Havainnot ja esimerkit
"Hyvät ohjeet ovat yksiselitteisiä, ymmärrettäviä, täydellisiä, johdonmukaisia ja tehokkaita." (John M. Penrose, et ai., Liiketoimintaviestintä johtajille: edistyksellinen lähestymistapa, 5. painos. Thomson, 2004)
Ohjeiden kevyempi puoli: Äskettäin kuolleiden käsikirja
Juno: Okei, oletko opiskellut käsikirjaa?
Adam: No, yritimme.
Juno: Kummitusta käsittelevä välirajaluvu kertoo kaiken. Poista heidät itse. Se on talosi. Kummitetut talot eivät ole helppoja tulla.
Barbara: No, emme aivan ymmärrä sitä.
Juno: Kuulin. Kyllä kasvot heti. Ei tietenkään tee hyvää vetää päätäsi ihmisten edestä, jos he eivät näe sinua.
Adam: Meidän pitäisi sitten aloittaa yksinkertaisemmin?
Juno: Aloita yksinkertaisesti, tee mitä osaat, käytä kykyjäsi, harjoittele. Sinun olisi pitänyt opiskella näitä tunteja ensimmäisestä päivästä lähtien. (Sylvia Sidney, Alec Baldwin ja Geena Davis vuonna 2006) Beetlejuice, 1988)
Perusominaisuudet
"Ohjeissa noudatetaan yleensä johdonmukaista vaiheittaista mallia riippumatta siitä, kuvailetko kahvin valmistusta tai auton moottorin kokoamista. Tässä on ohjeiden perusominaisuudet:
- Tarkka ja tarkka otsikko
- esittely taustatiedoilla
- Luettelo tarvittavista osista, työkaluista ja ehdoista
- Vaiheittain järjestyneet vaiheet
- grafiikka
- Turvallisuustieto
- johtopäätös joka merkitsee tehtävän suorittamista
Peräkkäisesti järjestetyt vaiheet ovat ohjejoukon keskipiste, ja ne vievät yleensä suuren osan asiakirjan tilasta. "
(Richard Johnson-Sheehan, Tekninen viestintä tänään. Pearson, 2005)
Tarkistuslista kirjoitusohjeille
- Käytä lyhyitä lauseita ja lyhyitä kappaleita.
- Järjestä pisteesi loogisessa järjestyksessä.
- Tee lausunnot erityinen.
- Käytä pakollinen tunnelma.
- Laita kunkin lauseen tärkein kohta aluksi.
- Sano yksi asia jokaisessa lauseessa.
- Valitse sanasi huolellisesti välttäen ammattikieli ja tekniset ehdot, jos pystyt.
- Anna esimerkki tai analogia, jos luulet, että lausunto voi hämmentää lukijaa.
- Tarkista täytetty luonnos esityksen logiikan suhteen.
- Älä ohita vaiheita tai tee pikavalintoja.
(Mukautettu Kirjoittaminen tarkasti kirjoittanut: Jefferson D. Bates. Penguin, 2000)
Auttavia vihjeitä
"Ohjeet voivat olla joko erillisiä asiakirjoja tai osan toisesta asiakirjasta. Kummassakin tapauksessa yleisin virhe on tehdä niistä liian monimutkaisia yleisölle. Harkitse lukijoidesi teknistä tasoa huolellisesti. Käyttää valkoinen tila, grafiikoita ja muita suunnittelun elementtejä, jotta ohjeista tulisi houkuttelevia. Tärkeintä, muista sisällyttää varoitus-, varoitus- ja vaaraviitteet ennen vaiheet, joihin niitä sovelletaan. "
(William Sanborn Pfeiffer, Tasku-opas tekniseen viestintään, 4. painos Pearson, 2007)
Testausohjeet
Kutsu yksi tai useampi henkilö seuraamaan ohjeitasi, jotta voit arvioida ohjeiden tarkkuuden ja selvyyden. Tarkkaile niiden etenemistä selvittääksesi, suoritetaanko kaikki vaiheet oikein kohtuullisessa ajassa. Kun menettely on suoritettu, pyydä tätä testiryhmää ilmoittamaan mahdollisista ongelmista, joita he ovat saaneet kohdata, ja antamaan suosituksia ohjeiden parantamiseksi.