Kuinka kirjoittaa yritysraportti englanninopiskelijoille

Jos haluat oppia kirjoittamaan yritysraportin englanniksi, noudata näitä vinkkejä ja käytä esimerkkiraporttia mallina, jolla voit perustaa oman yritysraporttinne. Ensinnäkin liiketoimintaraportit tarjoavat johdolle tärkeätä tietoa, joka on oikea-aikaista ja tosiasiallista. Englannin oppijat Liiketoimintaraporttien kirjoittamisen yhteydessä on varmistettava, että kieli on tarkka ja ytimekäs. Liiketoimintaraporteissa käytetyn kirjoitustyylin tulisi esittää tietoa ilman vahvoja mielipiteitä, vaan mahdollisimman suora ja tarkka. Yhdistävä kieli tulisi käyttää ideoiden ja liiketoimintaraportin osien yhdistämiseen. Tässä esimerkissä yritysraportissa esitetään neljä keskeistä asiaa, jotka jokaisen yritysraportin tulisi sisältää:

• Käyttöehdot

Ohjeilla tarkoitetaan ehtoja, joilla yritysraportti on kirjoitettu.

• menettely

Menetelmä kuvaa menetelmää, jota käytettiin tietojen keräämiseen raporttia varten.

• tulokset

Havainnot kuvaavat raportin tuottamaa tietoa tai muuta tärkeää tietoa.

• johtopäätökset

Tuloksista tehdään johtopäätöksiä, jotka antavat perusteet suosituksille.

• suositukset

Suositukset ovat erityisiä ehdotuksia, jotka on tehty raportin päätelmien perusteella.

Lue lyhyt esimerkki yritysraportista ja seuraa alla olevia vinkkejä. Opettajat voivat tulostaa nämä esimerkit luokassa käytettäväksi äänen avulla kirjoitusstrategioiden opettaminen.

Käyttöehdot

Henkilöstöjohtaja Margaret Anderson on pyytänyt tätä raporttia työntekijöiden etuuksista. Raportti oli tarkoitus toimittaa hänelle 28. kesäkuuta mennessä.

menettely

Edustava valinta, joka sisälsi 15% kaikista työntekijöistä, haastateltiin 1. huhtikuuta ja 15. huhtikuuta välisenä aikana seuraavista aiheista:

1. Yleinen tyytyväisyys nykyiseen hyötypakettiin
2. Henkilöstöosastossa käydyissä ongelmissa
3. Ehdotukset viestintäpolitiikan parantamiseksi
4. HMO: n kanssa käsiteltäessä ilmenneet ongelmat

tulokset

1. Työntekijät olivat yleensä tyytyväisiä nykyiseen etuuspakettiin.
2. Joitakin ongelmia ilmeni pyydettäessä lomaa johtuen siitä, mitä pidetään pitkinä hyväksymisajanjaksoina.
3. Vanhemmilla työntekijöillä oli toistuvasti ongelmia HMO-reseptilääkemenettelyissä.
4. 22–30-vuotiaat työntekijät ilmoittavat muutamasta HMO-ongelmasta.
5. Useimmat työntekijät valittavat hammasvakuutuksen puuttumisesta etuuspaketissamme.
6. Yleisin parannusehdotus oli kyky käsitellä etuuspyyntöjä verkossa.

johtopäätökset

1. Vanhemmilla työntekijöillä, yli 50-vuotiailla, on vakavia ongelmia HMO: n kyvyssä tarjota reseptilääkkeitä.
2. Hyötypyyntöjärjestelmäämme on tarkistettava, koska suurin osa valituksista koskee sisäistä käsittelyä.
3. Henkilöstöosaston vastausaikaa on parannettava.
4. Tietotekniikan parannuksia tulisi harkita, kun työntekijät muuttuvat tekniikan taitavammaksi.

suositukset

1. Tapaa HMO: n edustajia keskustelemaan ikääntyneille työntekijöille tarkoitettujen reseptilääkehyötyjä koskevien valitusten vakavasta luonteesta.
2. Anna etusija lomapyyntöjen vastausaikalle, koska työntekijät tarvitsevat nopeamman hyväksynnän voidakseen suunnitella lomansa.
3. Älä tee mitään erityisiä toimia nuorten työntekijöiden etuuspaketin suhteen.
4. Keskustele mahdollisuudesta lisätä online-etuuspyyntöjärjestelmä yrityksen intranetiin.

• Raportti on jaettu neljään osa-alueeseen:
  • Käyttöehdot- Tämä osa antaa taustatietoja raportin syystä. Siihen sisältyy yleensä raporttia pyytävä henkilö.
  • menettely- Menetelmä tarjoaa tarkat toimenpiteet ja käytetyt menetelmät raportissa.
  • tulokset- Havainnot tuovat esiin raporttitutkimuksen aikana tehdyt havainnot.
  • johtopäätökset- Päätelmissä esitetään havaintoihin perustuvat loogiset johtopäätökset.
  • suositukset- Suosituksissa todetaan toimet, jotka raportin kirjoittajan mielestä on toteutettava havaintojen ja päätelmien perusteella.
• Raporttien on oltava tiiviitä ja tosiasiallisia. Lausunnot esitetään "päätelmissä". Näiden lausuntojen tulisi kuitenkin perustua "havainnoissa" esitettyihin tosiseikkoihin.
• Käyttää yksinkertaiset jännitteet (yleensä nykyinen yksinkertainen) ilmaista tosiasiat.
• Käytä pakollinen muoto (Keskustele mahdollisuudesta..., aseta etusija..., jne.) "Suositus" -osiossa, koska ne koskevat koko yritystä.

Jatka muiden tyyppisten yritysasiakirjojen oppimista näiden resurssien avulla:

memos
Sähköposti
Johdanto liiketoimintasuunnitelmien kirjoittamiseen

Liiketoimintamuistiot kirjoitetaan koko toimistolle. Kun kirjoitat yritysmuistioita, muista merkitä selvästi kenelle muistio on tarkoitettu, muistion kirjoittamisen syy ja kuka muistiota kirjoittaa. Muistioilla on taipumus tiedottaa kollegoille toimisto- ja menettelymuutoksista, jotka koskevat suurta joukkoa ihmisiä. He antavat usein ohjeita imperatiivisella äänellä. Tässä on esimerkki muistion seurannasta tärkeistä kohdista, joita on käytettävä, kun kirjoitusyritys muistiot englanniksi.

Esimerkki muistio

Lähettäjä: Johtaminen

Vastaanottaja: Luoteisalueen myyntihenkilöstö

RE: Uusi kuukausittainen raportointijärjestelmä

Haluamme käydä nopeasti läpi joitain uuden kuukausittaisen myyntiraportointijärjestelmän muutoksista, joista keskustelimme maanantaina pidetyssä erityiskokouksessa. Ensinnäkin haluamme vielä kerran korostaa, että tämä uusi järjestelmä säästää paljon aikaa ilmoitettaessa tulevasta myynnistä. Ymmärrämme, että sinulla on huolta siitä, kuinka paljon aikaa alun perin tarvitaan asiakkaatietojen syöttämiseen. Alkuvaiheesta huolimatta olemme vakuuttuneita siitä, että nautitte pian uuden järjestelmän hyödyistä.

Tässä on katsaus menettelyyn, jota sinun on noudatettava alueesi asiakasluettelon täyttämiseksi:

1. Kirjaudu yrityksen verkkosivuille osoitteessa http://www.picklesandmore.com
2. Kirjoita käyttäjätunnuksesi ja salasanasi. Ne julkaistaan ​​ensi viikolla.
3. Kun olet kirjautunut sisään, napsauta "Uusi asiakas".
4. Kirjoita asianmukaiset asiakastiedot.
5. Toista vaiheet 3 ja 4, kunnes olet kirjoittanut kaikki asiakkaasi.
6. Kun nämä tiedot on annettu, valitse "Tee tilaus".
7. Valitse asiakas avattavasta luettelosta "Asiakkaat".
8. Valitse tuotteet avattavasta luettelosta "Tuotteet".
9. Valitse lähetysmääritykset avattavasta luettelosta "Toimitus".
10. Napsauta "Process Order" -painiketta.

Kuten näet, kun olet kirjoittanut asianmukaiset asiakastiedot, tilauksien käsittely ei edellytä EI paperityötä.

Kiitos kaikille avustasi tämän uuden järjestelmän asettamisessa.

Parhain terveisin,

johto

• Käytä seuraavaa rakennetta aloittaaksesi muistio:MUISTIO
  Lähettäjä: (henkilö tai ryhmä, joka lähettää muistion)
  Vastaanottajalle (henkilölle tai ryhmälle, jolle muistio on osoitettu)
  RE: (muistion aihe, tämän pitäisi olla lihavoitu)
• Termiä "muistio" voidaan käyttää "muistion" sijasta.
• Muistio ei yleensä ole yhtä muodollinen kuin kirjoitettu kirjain. Se ei kuitenkaan todellakaan ole niin epävirallinen henkilökohtaisena kirjeenä.
• Muistion ääni on yleensä ystävällinen, koska se on viesti kollegoiden välillä.
• Pidä muistio tiivis ja asianmukainen.
• Esitä muistion syy tarvittaessa lyhyellä kappaleella.
• Selitä prosessin tärkeimmät vaiheet bullet-pisteiden avulla.
• Viimeistele muistio lyhyellä kiitoksella. Tämän ei tarvitse olla niin muodollista kuin kirjallisessa kirjeessä.

raportit
memos
Sähköposti
Johdanto liiketoimintasuunnitelmien kirjoittamiseen

Oppiaksesi kuinka kirjoittaa yrityssähköposti, muista seuraava: Yrityssähköpostit ovat yleensä vähemmän muodollisia kuin liikekirjeet. Kollegoille kirjoitetut yrityssähköpostiviestit ovat yleensä suoria ja vaativat tiettyjen toimien toteuttamista. On tärkeää pitää yrityksesi sähköpostiviestit lyhyinä, koska mitä helpompaa on vastata sähköpostiviesteihin, sitä todennäköisempi on, että yritysyhteystiedot vastaavat nopeasti.

Esimerkki 1: Muodollinen

Ensimmäinen esimerkki osoittaa, kuinka muodollinen yrityssähköposti kirjoitetaan. Huomaa tervehdyksessä vähemmän muodollinen "Hei" yhdistettynä muodollisempaan tyyliin todellisessa sähköpostissa.

Hei,

Luin verkkosivustoltasi, että tarjoat Music CD -kopiointia suurille määrille CD-levyjä. Haluaisin kysyä näihin palveluihin liittyvistä menettelyistä. Siirretäänkö tiedostot verkossa vai lähetetäänkö nimikkeet CD-levyllä sinulle postitse? Kuinka kauan yleensä kestää noin 500 kopion tuottaminen? Onko alennuksia niin suuresta määrästä?

Kiitos, että käytit aikaa vastata kysymyksiini. Odotan vastaustasi.

Jack Finley
Myyntipäällikkö, Young Talent Inc.
(709) 567 - 3498

Esimerkki 2: epävirallinen

Toinen esimerkki osoittaa, kuinka epävirallinen sähköposti kirjoitetaan. Huomaa keskusteluhelpoisempi ääni koko sähköpostissa. Tuntuu kuin kirjoittaja puhuisi puhelimessa.

Kello 16.22 01/07 +0000 kirjoitit:

> Kuulen työskenteleväsi Smith-tilillä. Jos tarvitset tietoja, älä epäröi ottaa minuun yhteyttä.

Hei Tom,

Kuuntele, olemme työskennelleet Smith-tilillä ja mietin, voisitko antaa minulle käden? Tarvitsen sisäpiiritietoa tuoreesta kehityksestä siellä. Luuletko, että voisit välittää mitä tahansa tietojasi, joita sinulla voi olla?

Kiitos

Pietari

Peter Thompsen
Tilinhoitaja, Tri-State Accounting
(698) 345 - 7843

Esimerkki 3: Hyvin epämuodollinen

Kolmannessa esimerkissä voit nähdä hyvin epämuodollisen sähköpostin, joka on hyvin samanlainen kuin kutoma. Käytä tämän tyyppistä sähköpostia vain kollegojen kanssa, joiden kanssa sinulla on läheinen työsuhde.

Kello 11.22 01/12 +0000 kirjoitit:

> Haluaisin ehdotuksen konsulttiyritykselle.

Entä Smith ja Pojat?

KB

• Sähköposti on vähemmän muodollinen kuin kirjallinen kirje. Sähköpostit ovat yleensä lyhyitä ja ytimekkäitä.
• Jos kirjoitat jollekin et tiedä, riittää yksinkertainen "Hei". Käyttää tervehdys kuten "Rakas herra Smith", on liian muodollinen.
• Kun kirjoitat tuntemaasi henkilölle, kirjoita vapaasti kuin puhut sen kanssa.
• Käytä lyhennettyjä verbimuotoja (Hän on, Olemme, Hän haluaisi jne.)
• Lisää puhelinnumero sähköpostiviestin allekirjoitukseen. Tämä antaa vastaanottajalle mahdollisuuden soittaa tarvittaessa.
• Sähköpostiosoitettasi ei tarvitse lisätä, koska vastaanottaja voi vain vastata sähköpostiin.
• Kun vastaat, poista kaikki tiedot, joita ei tarvita. Jätä vain vastaukseen liittyvät tekstiosat. Tämä säästää lukijasi aikaa lukeessasi sähköpostia.

raportit
memos
Sähköposti
Johdanto liiketoimintasuunnitelmien kirjoittamiseen