Sukututkimusvastaavuus: Pyydä tietoja postitse

Et löydä tietoja Internetistä, eikä sinulla ole aikaa tai rahaa käydä oikeustalossa. Ei ongelmaa! Postipalvelun käyttäminen perheesi asiakirjojen, tietueiden ja muiden tietojen pyytämiseen voi säästää tunteja ajasta. Kuolinilmoitukset kirjastosta, syntymätodistukset elintärkeä arkisto, testamentteja oikeustalosta ja kirkon avioliitot ovat vain joitain monista postitse saatavilla olevista tietueista.

Tietojen hankkimisen temppu postitse on tutustua arkistojen ja arkistojen arkistoihin ja käytäntöihin alueella, jolla esi-isäsi asuivat. Kysymykset, jotka sinun on esitettävä ennen kopioiden pyytämistä postitse, ovat:

• Voiko asiakirjojen valokopioita lähettää postitse?
• Mitä tietueita on saatavilla? Mihin ajanjaksoihin?
• Onko tietueet indeksoitu?
• Voidaanko tietyn sukunimen hakemistoja saada postitse?
• Mitkä ovat kopioiden hankkimisen kustannukset?
• Onko lisämaksua kopioiden pyytämisestä postitse henkilökohtaisen vierailun kautta?
• Mitä maksutapoja hyväksytään?
• Voidaanko pyynnöt lähettää faksitse tai sähköpostitse?
instagram viewer
• Tarvitaanko täydellinen viittaus (tarkka nimi, päivämäärä jne.) Vai voidaanko hakuja suorittaa?
• Mikä on sukututkimuspyyntöjen keskimääräinen läpimenoaika?

Sukututkimusrekisterien pyytämisen postitse helpottaminen auttaa ensin pääsyä kaikkiin julkaistuihin hakemistoihin. Hakemistot helpottavat sukunimen löytämistä, muiden alueella asuvien mahdollisten sukulaisten löytämistä ja mahdollisten oikeinkirjoitusvaihtoehtojen tutkimista. Niiden avulla voit myös helposti pyytää tiettyjä asiakirjoja, joissa mainitaan tilavuus ja sivu tai varmenteen numero. Monilla laitoksilla ei ole resursseja sukututkimuksen suorittamiseen, mutta useimmat tarjoavat mielellään kopioita asiakirjoista, kun niille toimitetaan hakemiston kautta saadut tietyt lähdetiedot.

Monet maaasiakirjat, elintärkeät tiedot, maahanmuuttorekisterit ja testamentit on indeksoitu ja ne voidaan saada mikrofilmistä paikallisen Perhehistorian keskus tai verkossa FamilySearchin. Voit myös kirjoittaa suoraan laitokselle (kuten asiakirjatoimistoon) ja pyytää kopioita tietyn sukunimen tai aikajakson hakemistoista. Kaikki säilytystilat eivät kuitenkaan tarjoa tätä palvelua.

Ellei aiota lähettää vain yhtä pyyntöä, on hyödyllistä käyttää lomaketta, jota kutsutaan kirjeenvaihtolokeiksi auttaa sinua seuraamaan lähettämiäsi pyyntöjä, saamiasi vastauksia ja tietojasi saatu. Tallenna kirjeenvaihtolokin avulla pyynnön päivämäärä, sen henkilön tai arkistojen nimi, joiden kanssa vastaat, ja pyydetyt tiedot. Kun saat vastauksen, merkitse päiväys ja vastaanotetut tiedot muistiin.

Kun pyydät tietoja ja asiakirjoja postitse, pidä pyyntösi lyhyinä ja tarkoituksenmukaisina. Yritä olla pyytämättä useampaa kuin yhtä tai kahta tietuetta tapahtumaa kohden, ellet ole tarkistanut etukäteen pyyntöäsi käsittelevän henkilön kanssa. Jotkut palvelut edellyttävät, että jokainen pyyntö käsitellään erillisessä kaupassa, kun taas toiset kopioivat mielellään kaksi tusinaa asiakirjaa sinulle. Sisällytä kirjeesi mukana maksu, jos se vaaditaan. Jos maksua ei vaadita, on aina mukavaa tarjota lahjoitus. Erityisesti kirjastot, sukututkimusyhdistykset ja kirkot arvostavat tätä elettä. Jotkut säilytystilat voivat lähettää sinulle laskun alkuperäisen pyynnön saatuaan pyydettyjen asiakirjojen todellisen valokopioiden määrän perusteella. Useimmissa tapauksissa joudut lähettämään maksun ennen kopioiden vastaanottamista.

Parhaat mahdollisuudet kannustaa onnistuneeseen vastaukseen pyyntöihisi:

• Pidä kirjeesi lyhyt ja yksinkertainen. Ilmoita tarvitsemasi tiedot ja sisällytä vain taustatiedot, jotka voivat auttaa jotakuta löytämään vastauksen pyyntöösi.
• Sisällytä vaihtoehtoisten nimien oikeinkirjoitukset, lempinimet jne. joiden perusteella voidaan löytää tietueita.
• Sisällytä aina itse osoitettu, leimattu kirjekuori (SASE)
• Lisää nimesi ja osoitteesi kirjeeseen sekä SASE
• Lisää sähköpostiosoitteesi ja puhelinnumerosi kirjeeseesi. Tämän avulla pyyntöäsi käsittelevä henkilö voi ottaa sinuun nopeasti yhteyttä, jos hänellä on kysyttävää.
• Ole kohtelias ja kohtelias. "Ole hyvä" ja "kiitos" menee pitkälle.
• Oikaista kirjeesi kieliopin ja oikeinkirjoituksen varmistamiseksi varmistamalla, että pyyntösi on helppo ymmärtää ja että olet lisännyt tarkat nimet, päivämäärät ja paikat.
• Säilytä jäljennös kirjeestäsi ainakin, kunnes saat vastauksen, ja merkitse se kirjeenvaihtolokiin.

Suuri osa sukututkimustasi voidaan suorittaa menestyksekkäästi postitse, kunhan teet kotitehtäväsi, olet kohtelias ja huomaavainen kaikessa kirjeenvaihdossasi ja pidät tuloksiasi hyvin. Hyvää metsästystä!