Oikea muodollinen kirje johdannosta johtopäätökseen

Muodolliset englanninkieliset kirjeet korvataan nopeasti sähköposti. Oppimiasi muodollisia kirjerakenteita voidaan kuitenkin soveltaa yrityssähköposteihin ja muihin viralliset sähköpostit. Noudata näitä rakennevihjeitä kirjoittaaksesi tehokkaita muodollisia yrityskirjeitä ja sähköposteja.

Ensimmäinen kappale: Ensimmäinen kohta muodollisesta kirjaimet tulee sisältää johdanto kirjeen tarkoitukseen. On yleistä kiittää ensin joku tai esitellä itsesi.

Hyvä herra Anders,

Kiitos, että käytit aikaa tavata kanssani viime viikolla. Haluaisin seurata keskusteluamme ja kysyä sinulle muutamia kysymyksiä.

Runkokappaleet: Toisen ja seuraavien kappaleiden olisi sisällettävä kirjeen tärkeimmät tiedot, ja niiden on perustuttava kirjeen päätarkoitukseen johdantokappaleen ensimmäinen kohta.

Projektimme etenee aikataulun mukaisesti. Haluamme kehittää koulutusohjelman uusissa paikoissa työskentelevälle henkilöstölle. Tätä varten olemme päättäneet vuokrata tilaa paikallisesta yritysmessukeskuksesta. Henkilöstöasiantuntijamme kouluttavat uutta henkilöstöä kolmen päivän ajan. Tällä tavalla pystymme vastaamaan kysyntään ensimmäisestä päivästä.

Viimeinen kappale: Viimeisessä kappaleessa tulisi pian esittää tiivistelmä muodollisen kirjeen tarkoituksesta ja päättyä joihinkin toimintakehotuksiin.

Kiitos, että harkitsit ehdotuksiani. Odotan innolla tilaisuutta keskustella asiasta tarkemmin.

Avaa ilmaisulla muodollinen osoite, kuten:

Hyvä herra, rouva (rouva, neiti) - jos tiedät sen henkilön nimen, jolle kirjoitat. Käyttää Hyvä herra / rouva jos et tiedä sen henkilön nimeä, jolle kirjoitat, tai Joita se voi koskettaa

Käytä aina neiti naisille, ellei sinua nimenomaisesti kehoteta käyttämään rouva tai Neiti.

Anna ensin syy kirjoittamiseen. Jos aloitat jonkun kanssa kirjeenvaihtoa tai kysyt tietoja, ilmoita ensin syy kirjoittamiseen:

• Kirjoitan ilmoittaaksesi sinulle ...
• Kirjoitan kysyä / tiedustella ...
• Kirjoitan kysyäksesi tietoa pienyrityksille.
• Kirjoitan ilmoittaakseni, että emme ole vielä saaneet maksua ...

Usein muodolliset kirjeet kirjoitetaan kiitoksen ilmaisemiseksi. Tämä pätee erityisesti kirjoitettaessa vastauksena jonkinlaiseen kyselyyn tai kirjoitettaessa ilmaista arvostusta työhaastattelusta, viitteestä tai muusta ammatillisesta avusta, joka sinulla on otettu vastaan.

Tässä on hyödyllisiä kiitollisuuslauseita:

• Kiitos kirjeestäsi (päiväys), joka koski ...
• Haluamme kiittää kirjeestä (päiväys), jossa pyydettiin / tietojen pyytäminen noin ...
• Vastaukseksi (päiväys) päivättyyn kirjeeseesi, haluamme kiittää sinua kiinnostuksestasi ...

esimerkkejä:

• Haluan kiittää sinua 22. tammikuuta päivätystä kirjeestä, jossa pyydettiin tietoja uudesta ruohonleikkurivalikoimastamme.
• Vastaukseksi 23. lokakuuta 1997 päivättyyn kirjeeseemme haluamme kiittää sinua kiinnostuksestasi uuteen tuotesarjaamme.

Käytä seuraavia lauseita pyytäessäsi apua:

• Olisin kiitollinen, jos voisit + verbi
• Haluatko mielen + verbi + ing
• Olisiko liikaa kysyä, että ...

esimerkkejä:

• Olisin kiitollinen, jos voisit lähettää minulle esitteen.
• Haluaisitko soittaa minulle seuraavan viikon aikana?
• Olisiko liikaa kysyä, että maksumme lykätään kahdella viikolla?

Seuraavia lauseita käytetään avun tarjoamiseen:

• Olisin mielelläni + verbi
• Olisimme mielellämme + verbi

esimerkkejä:

• Vastaan ​​mielelläni kaikkiin kysymyksiisi.
• Autamme mielellämme sinua löytämään uuden sijainnin.

Joissakin muodollisissa kirjeissä sinun on sisällytettävä asiakirjat tai muut tiedot. Käytä seuraavia lauseita kiinnittääksesi huomion liitteenä oleviin asiakirjoihin, joita mahdollisesti olet lisännyt.

• Sulje löytyy + substantiivi
• Sisältä löydät... + substantiivi
• Olemme mukana... + substantiivi

esimerkkejä:

• Oheisesta löydät kopion esitteestämme.
• Oheinen, löydät kopion esitteestämme.
• Liitämme esitteen.

Huomaa: Jos kirjoitat virallisen sähköpostin, käytä vaihetta: Liitetty, katso / Liitte, löydät.

Viimeistele aina virallinen kirje jossain toimintakehotuksella tai viittauksella haluamaasi lopputulokseen. Joitakin vaihtoehtoja ovat:

Pyyntö tulevaan kokoukseen:

• Odotan innolla tapaamista / tapaamista
• Odotan innolla tapaamistani ensi viikolla.

Tarjous lisäapua

• Älä epäröi ottaa minuun yhteyttä, jos sinulla on kysyttävää tästä asiasta.
• Jos tarvitset lisäapua, ota yhteyttä minuun.

Allekirjoita kirje jollain seuraavista lauseista:

• Kunnioittaen,
• Vilpittömästi sinun,

Vähemmän muodollinen

• Toivottaen.
• Parhain terveisin.

Varmista, että allekirjoitat kirjeesi käsin ja kirjoittamasi nimesi jälkeen.

Muodolliset, lohkomuodossa kirjoitetut kirjeet sijoittavat kaiken sivun vasemmalle puolelle. Sijoita osoite tai yrityksesi osoite vasemmalla olevan kirjeen yläosaan (tai käytä yritystäsi kirjelomake), jota seuraa sen henkilön ja / tai yrityksen osoite, jolle kirjoitat, kaikki vasemmalla puolella sivu. Paina näppäintä paluu useita kertoja ja käytä päivämäärää.

Aseta virallinen muoto vakiomuotoisissa kirjeissä oikealla puolella olevan kirjeen yläosaan yrityksesi tai yrityksesi osoite. Sijoita kirjoittamasi henkilön ja / tai yrityksen osoite sivun vasemmalle puolelle. Aseta päivämäärä sivun oikealle puolelle linjassa osoitteesi kanssa.