Kuinka muotoilla ja kirjoittaa yksinkertainen yrityskirje

Ihmiset kirjoittavat liikekirjeitä ja sähköpostit monista syistä, kuten tietojen pyytäminen, liiketoimien suorittaminen, työpaikkojen turvaaminen ja niin edelleen. Tehokkaan kirjeenvaihdon tulisi olla selkeää ja ytimekästä, kunnioittavaa sävyä ja muotoiltu oikein. Jakamalla liikekirje sen peruskomponenteihin, voit oppia kommunikoimaan tehokkaasti ja parantamaan kirjoittajan taitojasi.

Tyypillinen yrityskirje sisältää kolme osaa, johdannon, kappaleen ja johtopäätöksen.

1. Esittely: Johdanto osoittaa, kenelle kirjoittaja osoittaa. Jos kirjoitat sellaiselle, jolle et tiedä tai olet tavannut vain lyhyesti, esittely saattaa myös olla lyhyt syy miksi kirjoitat. Johdanto on tyypillisesti vain lause tai kaksi.
2. Vartalo: Kirjeiden runko on missä ilmoitat yrityksesi. Tämä osa voi olla lyhyempi kuin muutama lause tai useita kappaleita. Kaikki riippuu käsillä olevan aiheen kuvaamiseksi tarvittavasta yksityiskohtaisuudesta.
3. Johtopäätös: Johtopäätös on viimeinen kohta, jossa kutsutaan tulevia toimia. Tämä voi olla mahdollisuus puhua henkilökohtaisesti, pyytää lisätietoja tai suorittaa kauppa. Kuten johdannossa, tämän osan ei pitäisi olla enemmän kuin yksi lause tai kaksi, ja sen on tehtävä selväksi, mitä haluaisit kirjeesi lukevalta henkilöltä.
   instagram viewer

Johdannon ääni riippuu suhteestasi kirjeen vastaanottajaan. Jos osoitat läheiselle ystävälle tai liikekollegalle, etunimen käyttö on hyväksyttävää. Mutta jos kirjoitat henkilölle, jota et tunne, on parasta osoittaa heille muodollisesti tervehdyksessä. Jos et tiedä kirjoittamasi henkilön nimeä, käytä hänen nimikettä tai yleistä osoitetyyppiä.

Joitain esimerkkejä:

• Hyvä henkilöstöjohtaja
• Hyvä herra tai rouva
• Rakas tohtori, herra, rouva, rouva (sukunimi)
• Rakas Frank (käytä tätä, jos henkilö on läheinen liikekumppani tai ystävä)

Kirjoittaminen tietylle henkilölle on aina parempi. Yleisesti ottaen käytä herraa puhuttaessa miehiä ja rouva naisia ​​tervehdykseen. Käytä lääkärin nimeä vain lääkärin ammattilaisille. Sinun tulisi aina aloittaa yrityskirjain sanalla "Rakas", joten näin toimimalla on vähemmän muodollisia yrityssähköposteja.

Jos kirjoitat jollekin et tiedä tai olet tavannut vain ohimennen, voit seurata tervehdystä tarjoamalla jonkinlaisen kontekstin, miksi otat yhteyttä kyseiseen henkilöön.

Joitain esimerkkejä:

• Viitaten mainostasi Times ...
• Seuraan eilen puhelumme.
• Kiitos 5. maaliskuuta päivätystä kirjeestä.

Suurin osa liikekirjeestä sisältyy vartaloon. Tässä kirjailija ilmoittaa syynsä vastaavuuteen. Esimerkiksi:

• kirjoitan tiedustella The Daily Mail -lehdessä ilmoitetusta asemasta.
• Kirjoitan vahvistaaksesi lähetyksen yksityiskohdat tilauksessa # 2346.
• Kirjoitan anteeksi vaikeuksista, joita koit viime viikolla sivuliikkeessämme.

Kun olet ilmoittanut yleisen syyn yritystoimesi kirjoittamiseen, anna kehon avulla lisätietoja. Voit esimerkiksi lähettää asiakkaalle tärkeitä asiakirjoja allekirjoittamista varten, anteeksi asiakkaalta huonosta palvelusta, tietojen pyytäminen lähteestä tai jokin muu syy. Oli syy mikä tahansa, muista käyttää kohtelias ja kohtelias kieli.

Esimerkiksi:

• Olisin kiitollinen tavataksesi sinut ensi viikolla.
• Onko sinulla mahdollisesti aikaa tapaaminen ensi viikko?
• Olisin iloinen voidessani tarjota sinulle kiertomatkan meidän laitoksellemme tulevana kuukautena.
• Valitettavasti meidän on lykättävä kokousta 1. kesäkuuta.
• Oheisesta löydät kopion sopimuksesta. Allekirjoittakaa missä osoitettu.

On tapana sisällyttää joitain loppuhuomautuksia sen jälkeen, kun olet ilmoittanut yrityksesi kirjeen runkoon. Tämä on tilaisuutesi vahvistaa suhteitasi vastaanottajaan, ja sen pitäisi olla vain lause.

• Ota yhteyttä uudelleen, jos voimme auttaa millään tavalla.
• Jos sinulla on kysyttävää, soita minulle.
• Voit käyttää sulkemista myös pyytääksesi tai tarjotaksesi tulevia yhteyksiä lukijaan.
• Odotan kuulevani sinusta pian.
• Ota yhteyttä avustajaani ajoittaaksesi tapaamisen.

Viimeinen asia, jota kaikki liikekirjeet tarvitsevat, on tervehdys, jossa sanotaan hyvästit lukijalle. Kuten johdannossa, miten kirjoitat tervehdys riippuu suhteestasi vastaanottajaan.

Käytä: Jos asiakas ei ole etunimi perusteella, käytä:

• Kunnioittavasti (jos et tiedä sen henkilön nimeä, jolle kirjoitat)
• Kunnioittavasti (jos tiedät sen henkilön nimen, jolle kirjoitat).

Jos olet etunimi, käytä:

• Onnea (jos olet tuttavia)
• Ystävällisin terveisin (jos henkilö on läheinen ystävä tai yhteyshenkilö)

Yrityksen kirjeen näyte