Kuittauskirjeiden tarkoituksena on todistaa, että olet vastaanottanut erityisiä asiakirjoja tai erityyppisiä pyyntöjä. Tunnustuskirjeitä käytetään usein mihin tahansa lailliseen prosessiin osallistuvaan asiaan.
Kirjeen osat
Kuten kaikessa yritys- tai ammatillisessa kirjeenvaihdossa, kirjeesi tulisi aloittaa muutamilla erityisillä ja odotettavissa olevilla elementeillä:
- Nimesi, osoitteesi ja päivämäärä oikeassa yläkulmassa
- Sen henkilön nimi, jolle osoitat osoitteen alla olevan rivin vasemmassa yläkulmassa olevan kirjeen
- Yrityksen nimi (tarvittaessa)
- Yrityksen tai yksityishenkilön osoite
- Aiherivillä, jotka ilmoittavat lyhyesti kirjeen tarkoituksen lihavoituna (kuten "oikeusjuttu nro 24")
- Avaustervehdys, kuten "Rakas herra Smith"
Kun aloitat kuittauskirjeen, aloita lyhyellä virkkeellä, jossa todetaan, että tämä on todellakin kuittauskirje. Joitakin ilmauksia, joita voit käyttää, ovat:
- Vakuutan seuraavien asiakirjojen vastaanottamisen ...
- Vakuutan vastaanottaneeni ...
- Varmistamme, että vastuuhenkilö saa nämä materiaalit heti palattuaan toimistoon.
Kirjeen loppuosaan tulee sisältyä teksti, jossa selität yhdessä tai kahdessa kappaleessa, mitä tunnustat. Kirjeen kappaleen lopussa voit tarvittaessa tarjota apua, kuten: "Jos saan apua, älä epäröi ottaa minuun yhteyttä. "Lopeta kirje tavallisella sulkemisella, kuten:" Ystävällisin terveisin, herra Joe Smith, XX Yritys."
Näyte kirjeestä
Voi olla hyödyllistä tarkastella mallimallikirjeitä. Kopioi alla oleva kuittauskirjeesi muoto. Vaikka se ei tulostu sellaisenaan tässä artikkelissa, huomaa, että sinun on yleensä tehtävä osoitteesi ja päivämäärä oikeaan.
Joseph Smith
Acme-kauppayhtiö
5555 S. Pääkatu
Missä tahansa, Kalifornia 90001
25. maaliskuuta 2018
Re:Oikeudellinen asia nro 24
Hei ______:
Koska herra Doug Jones on poissa toimistosta seuraavan kahden viikon ajan, vakuutan vastaanottaneen 20. maaliskuuta 2018 päivätyn kirjeen. Se saa hänen huomionsa heti palattuaan.
Jos minusta on apua herra Jonesin poissaolon aikana, älä epäröi soittaa.
Vilpittömästi sinun,
Joseph Smith
Allekirjoita kirje sulkemisen alle "Kunnioittavasti" juuri nimesi yläpuolelle.
Muut näkökohdat
Kuittauskirje sisältää asiakirjat siitä, että olet saanut kirjeen, tilauksen tai valituksen toiselta osapuolelta. Jos asiasta tulee oikeudellinen tai liiketoiminnallinen erimielisyys, kuittauskirjeesi osoittaa, että vastasit toisen osapuolen pyyntöön.
Jos et tunne liiketoiminnan kirjetyyliä, ota aikaa oppia kirjoittamisen perusmuoto liikekirjeetja tarkista erityyppiset liikekirjeet. Tämä auttaa sinua tarkentamaan taitojasi tiettyihin yritystarkoituksiin, kuten tiedustelujen tekeminen, vaatimusten mukauttaminen, ja kirjoittaminen saatekirjeet.